Microsoft Teams: Warum der Kommunikationsdienst im Home-Office goldwert ist

Home-Office ist seit ein paar Jahren eine Arbeitsform, welche aufgrund verschiedener Umstände eine weite Verbreitung gefunden hat. Von zu Hause aus zu arbeiten bringt viele Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit sich. Wenn die offiziellen Büroräume ungenutzt sind, spart der Arbeitgeber Energiekosten und die Arbeitnehmer sind in der Lage, die Fahrtkosten zum eigentlichen Arbeitsplatz einzusparen. Bei dieser Arbeitsform ist es jedoch enorm wichtig, eine gute Kommunikationsmöglichkeit auszuarbeiten, sodass die Arbeitsabläufe auch über das Home-Office wie geschmiert ablaufen.

Glücklicherweise gibt es in der heutigen Zeit zahlreiche Online-Kommunikationsdienste, welche in der Tat dabei unterstützen, die geschäftliche Kommunikation durchzuführen. Ein gern genutztes Mittel dazu ist das Angebot von Microsoft Teams. Das Programm aus dem Hause Microsoft hat zahlreiche Vorzüge, welche gerade für Unternehmen eine wichtige Rolle spielen. Die App sorgt für eine funktionierende Teamarbeit, auch wenn sich die einzelnen Mitarbeiter an völlig verschiedenen Orten befinden. Doch welche Vorteile stehen hier besonders im Vordergrund?

Integrierung von Office 365-Anwendungen für ein vielseitiges Arbeiten

Viele Unternehmen setzen heute auf eine geschäftliche Office 365-Lizenz und nutzen daher in ihrer Firma die diversen Anwendungen des Angebots. Dazu gehören in der Regel die nachfolgenden Office 365-Anwendungen:

• Office

• Excel

• Power Point

• OneNote

Gegebenenfalls können auch noch andere Anwendungen in Anspruch genommen werden, doch bei diesen vier Angeboten besteht in den meisten Fällen ein großer Bedarf. Vor allem der Text-Dienst Office ist heute für viele Unternehmen quasi ein Muss, um an Projekten zu arbeiten. Excel hilft indes bei der Erstellung, Bearbeitung und Auswertung von Daten in Form einer Tabelle. Und auch Power Point kann für Unternehmen äußerst nützlich sein, um Präsentationen zu erstellen sowie vorzuführen.

Über Teams können diese Dateien einfach und schnell mit bestimmten Personen oder allen Chatteilnehmern teilen, sodass diese Zugriff darauf bekommen. Dies ist während eines Gruppenchats eine unkomplizierte Lösung, sodass nicht alle Teilnehmer erst ihre Mails aufrufen müssen.

Microsoft Teams unterstützt verschiedene Formen der Online-Kommunikation

Wer nun das erste Mal von Teams hört und denkt, es handle sich hierbei lediglich um ein einfaches Chat-Programm, der liegt daneben. Microsoft Teams ist viel mehr und imstande, die komplette Lösung für das Problem der ausbleibenden funktionierenden Kommunikation im Home-Office einzelner Mitarbeiter zu bieten. In Hinsicht auf Kommunikationsformen stehen die folgenden Möglichkeiten zur Auswahl:

• Gruppenchats

• Videokonferenzen

• Webkonferenzen

• Online-Meetings

• Telefonanrufe

Über diese Kommunikationsformen besteht die Gelegenheit, Dateien zu teilen und zu bearbeiten. Die einzelnen Teamangehörigen können schnell und klar miteinander kommunizieren, selbst wenn sie sich in verschiedenen Ländern befinden. Für Mitarbeiter, die nicht direkt an einem Meeting teilnehmen können, ist es praktisch, dass diese Besprechungen aufgezeichnet werden können. Die Aufzeichnung kann man sich dann hinterher noch einmal ansehen, um auf den neusten Stand der Dinge zu kommen.

Den Online-Arbeitsbereich in Microsoft Teams individuell gestalten

Jeder Mitarbeiter hat im Home-Office andere Grundvoraussetzungen und braucht online über das Internet verschiedene Anwendungen, um seine Arbeit effektiv zu gestalten. Daher ist es sehr nützlich, dass man in Microsoft Teams neben den oben genannten Office 365-Anwendungen auch andere Anwendungen von Microsoft oder Drittanbietern integrieren kann. Auf diese Weise kann die App nach den eigenen Wünschen und Anforderungen ganz individuell geformt werden, damit die bestmöglichen Arbeitsvoraussetzungen herrschen. Es gibt eine spezielle Entwickler-Plattform für Teams, auf welcher man eine Großzahl an Angeboten diesbezüglich ausfindig machen kann.

Microsoft Teams bietet ein sicheres Arbeiten im Online-Bereich

Immer wenn das Internet ins Spiel kommt, geht es auch um den Aspekt Online-Sicherheit. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter über Home-Office arbeiten lassen, müssen natürlich sicherstellen, dass bei Besprechungen oder dem Teilen von sensiblen Dateien ein guter Schutz vorhanden ist. Das Angebot von Microsoft Teams verspricht dabei Compliance-Leadership mit EU Modell-Bestimmungen, eine lokale Datenaufbewahrung, eine durchaus wichtige Datenverlust-Prävention, einen erweiterten Identitätsschutz und darüber hinaus ist auch das Erstellen von sicheren Gastzugängen für Außenstehende möglich. Diese Sicherheitsaspekte sind nicht zu unterschätzen und für Admins ist es sinnvoll, sich mit diesen Themen zu beschäftigen, um die Nutzung von Microsoft Teams durch die Einstellung der passenden Sicherheitsmaßnahmen so sicher wie möglich zu gestalten.

Die stetige Weiterentwicklung von Microsoft Teams ist kein Zufall

Selbstverständlich arbeitet Microsoft stetig daran, das Angebot von Teams zu verbessern. Dies betrifft aber nicht nur die Sicherheitsaspekte. Auch die Funktionen des Online-Kommunikationsdienstes sind davon betroffen. Microsoft sorgt durch eine fortwährende Weiterentwicklung dafür, dass Teams-Nutzer in der Lage sind, verbesserte oder sogar komplett neue Funktionen vorzufinden. Seit Neustem gehören hierzu Innovationen wie eine Einbindung von Simultanübersetzern oder das Einfügen von ungefähr 800 Reaktionen.

Diese beiden Beispiele können sehr gut als Gradmesser für die stetigen Neuerungen in Microsoft Teams herangezogen werden. Eine Einbindung von Simultanübersetzern ist sehr praktisch, da viele Geschäfte internationale Kunden oder Geschäftspartner vorweisen. Steht man dann bei einer Online-Konferenz vor sprachlichen Hürden, so kann die Funktion der Simultanübersetzung in der Tat eine große Hilfe darstellen. Auch die Aufwertung der vorher anwesenden Reaktionen auf insgesamt über 800 Stück ist eine Erweiterung, mit welcher die einzelnen Teilnehmer einer Chatsitzung ihre Meinungen bildlich sehr gut darstellen können.

Auch zukünftig kann man als Unternehmen davon ausgehen, dass Microsoft sehr viel Zeit und Gedanken dafür aufbringen wird, Teams weiter nach vorne zu bringen und die App mit weiteren innovativen Funktionen auszustatten, welche die Teamarbeit und einwandfreie Online-Kommunikation unterstützen werden. Aus diesem Grund ist es kein Wunder, dass zahlreiche Firmen diese Angebote nutzen und damit sehr zufrieden sind.

Fazit: Ist Microsoft Teams für die Arbeit im Home-Office Gold wert?

Es ist kein Zufall, dass inzwischen eine große Zahl an Unternehmen auf Microsoft Teams setzt, wenn es um die Online-Kommunikation mit und zwischen den Mitarbeitern geht. Die App ist in der Lage, eine Menge an nützlichen Angeboten darzubieten und hinzu kommt, dass der einfache Umgang mit Microsoft Teams wirklich schnell zu erlernen ist.

Der hohe Sicherheitsstandard gestaltet die Nutzung angenehm und es ist ersichtlich, dass Microsoft plant, auch in der Zukunft viel Wille in die Erweiterung von Teams zu stecken. Daher dürfen Nutzer zahlreiche neue Funktionen und Verbesserungen erwarten. Für die Teamarbeit im Home-Office ist Teams ein sehr zuverlässiges und einfach zu bedienendes Online-Kommunikationsmittel, das sich bestens für geschäftliche Konferenzen eignet und daher klar zu empfehlen ist.